SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”.

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

Karakteristik, Cara Kerja, dan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen

Sistem Managemen Informasi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

· Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur

· Menyediakan laporan

· Fokus pada event-event interna

a. Sistem Informasi Registrasi dan Pembayaran Kuliah

Sistem ini dibangun untuk melakukan pencatatan dan menyajikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengambilan jumlah mata kuliah dan sistem kredit semester yang dilakukan oleh para mahasiswa. Sistem ini juga dapat menghitung berapa banyak mahasiswa yang melakukan registrasi, mencetak daftar nilai dan presensi, serta memberikan informasi tentang pengajar mana yang disukai, konsentrasi apa yang paling diminati. Titik kritis dari sistem ini terletak pada pemodelan database, dimana satu mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, satu matakuliah dapat diambil oleh banyak mahasiswa, satu dosen dapat mengajar beberapa kelas dan beberapa matakuliah. Selain itu, faktor kontrol yang sangat penting adalah tentang matakuliah dan nilai prasyarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa agar dapat mengambil matakuliah yang dipilihnya.

b. Sistem Informasi Supermarket

Sistem ini dibangun untuk meningkatkan kontrol baik terhadap tingkat pembelian, persediaan barang maupun omset supermarket tersebut. Karena supermarket merupakan pasar modern yang harus menyediakan kebutuhan harian, maka dengan bantuan SI Supermarket ini pihak pengelola dapat mengetahui setiap saat jenis barang yang harus disorder kembali, diretur atau tidak dipesan lagi karena tidak terjual dalam jangka waktu lama. Titik kritis dari sistem ini adalah pemodelan database untuk mendeteksi dimana satu jenis produk tersedia dalam jumlah yang banyak, atau bauran produk sejenis, seperti Indomie tersedia 1000 kantong, tetapi baurannya ada Indomie goring, sup ayam, kari ayam, dll. Di samping itu, pemodelan database yang ada juga dihadapkan pada tantangan untuk pendeteksian tanggal kadaluarsa. Factor kontrol penting lainnya adalah mengenai barang yang akan segera kadaluarsa, jumlah barang yang segera habis, pembatasan hak akses kasir dalam penentuan harga jual dan pembatalan transaksi karena konsumen tidak jadi membeli.

c. Sistem Informasi Perhotelan

Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut. Sistem informasi ini menjadi kompleks ketika pihak hotel berusaha membuka unit-unit profit lainnya seperti bar, restoran, toko roti, toko souvenir, wartel, internet café dan acara-acara khusus. Departemen TI hotel semakin tertantang untuk membangun SI yang terpadu yang dapat menghasilkan informasi akurat setiap saat. Titik kritis dari pembangunan sistem ini adalah menghubungkan antara pemesanan tempat dan saat reservasi. Meskipun pemodelan database sistem hotel ini tergolong cukup sederhana, tetapi tingkat kontrol yang dibutuhan sangat tinggi, khususnya untuk menghindari terjadinya perbedaan perawatan dari biaya yang ditawarkan dan yang dibayar oleh tamu

d. Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem ini sebenarnya tidak begitu rumit, hanya saja jumlah data yang dimasukkan sangat besar. Bisa jadi sebuah perpustakaan memiliki 100.000 judul buku. Sementara itu, kerumitan dalam pemodelan databasenya terjadi ketika harus melakukan pencatatan terhadap satu judul buku dengan banyak eksemplar, satu judul buku tetapi berbeda jilid dan satu judul buku berbeda edisi. Di samping benyanya field pencatatan untuk sebuah buku, SI juga harus mampu menyediakan informasi tentang ringkasan atau abstraksi dari buku tersebut. Titik kritis dalam melakukan kontrol dalam SI ini adalah pada saat peminjaman. Bagaimana mengetahui eksemplar ke berapa dari sebuah judul buku yang dipinjamnya? Berapa eksemplar sisanya yang masih tersedia untuk pengunjung lainnya.