Evolusi dari Computer Based Information System

Evolusi dari computer based information system adalah : Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi.

> manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce
Manfaat yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
1. Biaya tinggi.
2. Masalah keamanan.
3. Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia.

> model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.

Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.

Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

Keamanan Sistem

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan Keamanan dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama, yaitu :

1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.

2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.

3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

Pengendalian Akses dicapai melalui suatu proses 3 langkah yang mencakup :

1. Indentifikasi User.

2. Pembuktian Keaslian User.

3. Otorisasi User.

Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi

Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :

• Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil.

• Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly.

• Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup :

• Entry data dan pengolahan sederhana.

• Kontrak pemrograman.

• Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer.

• Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem.

• Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana.

Pentingnya pengendalian Sistem Informasi

Untuk berfungsi secara efektif dan efisien, sebuah business harus mempunyai sistem informasi manajemen yang valid, akurat, lengkap, tepat waktu dan tepat guna. Dengan demikian manajemen, aktor yang menjadi pemegang peranan penting dari keberhasilan sesuatu perusahaan, dapat mengambil keputusan yang optimal berdasarkan informasi yang dapat diandalkan. Sesuai dengan laju perkembangan teknologi informasi, sistem informasi manajemen masa kini pada umumnya telah didukung oleh komputer di dalam suatu kegiatan usaha adalah sangat tergantung pada situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang tidak bisa berfungsi sama sekali kalau komputernya macet, karena memekai sistem informasi manajemen yang sangat bergantung pada komputer (computer dominant firm); dan ada pula perusahaan yang tetap bisa beroperasi seperti biasa, meskipun komputernya musnah terkena bencana, sebab sistem informasi manajemennya memang kurang bergantung pada peran komputer (computer minor firm).

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

• Kontrol proses pengembangan

• Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

Pengertian :
Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan.

Subsistem Input :

• Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.

• Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user.

• Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi.

Elemen-elemen ini meliputi :

• Pemerintah.

• Pemasok.

• Serikat Pekerja.

• Masyarakat Global.

• Pelanggan.

• Pesaing.

• Masyarakat Keuangan.

• Pemegang Saham.

Subsistem Output :

• Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika.

• Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik.

• Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan.

• Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat.

• Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”.

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

Karakteristik, Cara Kerja, dan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen

Sistem Managemen Informasi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

· Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur

· Menyediakan laporan

· Fokus pada event-event interna

a. Sistem Informasi Registrasi dan Pembayaran Kuliah

Sistem ini dibangun untuk melakukan pencatatan dan menyajikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengambilan jumlah mata kuliah dan sistem kredit semester yang dilakukan oleh para mahasiswa. Sistem ini juga dapat menghitung berapa banyak mahasiswa yang melakukan registrasi, mencetak daftar nilai dan presensi, serta memberikan informasi tentang pengajar mana yang disukai, konsentrasi apa yang paling diminati. Titik kritis dari sistem ini terletak pada pemodelan database, dimana satu mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, satu matakuliah dapat diambil oleh banyak mahasiswa, satu dosen dapat mengajar beberapa kelas dan beberapa matakuliah. Selain itu, faktor kontrol yang sangat penting adalah tentang matakuliah dan nilai prasyarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa agar dapat mengambil matakuliah yang dipilihnya.

b. Sistem Informasi Supermarket

Sistem ini dibangun untuk meningkatkan kontrol baik terhadap tingkat pembelian, persediaan barang maupun omset supermarket tersebut. Karena supermarket merupakan pasar modern yang harus menyediakan kebutuhan harian, maka dengan bantuan SI Supermarket ini pihak pengelola dapat mengetahui setiap saat jenis barang yang harus disorder kembali, diretur atau tidak dipesan lagi karena tidak terjual dalam jangka waktu lama. Titik kritis dari sistem ini adalah pemodelan database untuk mendeteksi dimana satu jenis produk tersedia dalam jumlah yang banyak, atau bauran produk sejenis, seperti Indomie tersedia 1000 kantong, tetapi baurannya ada Indomie goring, sup ayam, kari ayam, dll. Di samping itu, pemodelan database yang ada juga dihadapkan pada tantangan untuk pendeteksian tanggal kadaluarsa. Factor kontrol penting lainnya adalah mengenai barang yang akan segera kadaluarsa, jumlah barang yang segera habis, pembatasan hak akses kasir dalam penentuan harga jual dan pembatalan transaksi karena konsumen tidak jadi membeli.

c. Sistem Informasi Perhotelan

Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut. Sistem informasi ini menjadi kompleks ketika pihak hotel berusaha membuka unit-unit profit lainnya seperti bar, restoran, toko roti, toko souvenir, wartel, internet café dan acara-acara khusus. Departemen TI hotel semakin tertantang untuk membangun SI yang terpadu yang dapat menghasilkan informasi akurat setiap saat. Titik kritis dari pembangunan sistem ini adalah menghubungkan antara pemesanan tempat dan saat reservasi. Meskipun pemodelan database sistem hotel ini tergolong cukup sederhana, tetapi tingkat kontrol yang dibutuhan sangat tinggi, khususnya untuk menghindari terjadinya perbedaan perawatan dari biaya yang ditawarkan dan yang dibayar oleh tamu

d. Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem ini sebenarnya tidak begitu rumit, hanya saja jumlah data yang dimasukkan sangat besar. Bisa jadi sebuah perpustakaan memiliki 100.000 judul buku. Sementara itu, kerumitan dalam pemodelan databasenya terjadi ketika harus melakukan pencatatan terhadap satu judul buku dengan banyak eksemplar, satu judul buku tetapi berbeda jilid dan satu judul buku berbeda edisi. Di samping benyanya field pencatatan untuk sebuah buku, SI juga harus mampu menyediakan informasi tentang ringkasan atau abstraksi dari buku tersebut. Titik kritis dalam melakukan kontrol dalam SI ini adalah pada saat peminjaman. Bagaimana mengetahui eksemplar ke berapa dari sebuah judul buku yang dipinjamnya? Berapa eksemplar sisanya yang masih tersedia untuk pengunjung lainnya.